Cyfryzacja firmy, automatyzacja procesów oraz digitalizacja obiegu dokumentów to tematy chętnie poruszane przez przedsiębiorców. W wielu przypadkach zagadnienia te pozostają jednak wyłącznie przedmiotem rozważań teoretycznych i nie idą za nimi konkretne działania. Wskaźniki związane z cyfryzacją polskich organizacji odbiegają bowiem od średniej dla regionu Europy Środkowo-Wschodniej. Jak pokazują dane, wdrażanie nowoczesnych rozwiązań technologicznych ma natomiast duży wpływ na efektywność. Warto więc wyjaśnić, czym jest cyfryzacja w firmie, jakie niesie za sobą korzyści i jak może się ona odbywać.
Czym jest cyfryzacja firmy?
Cyfryzacja przedsiębiorstw to zespół działań mających na celu zastąpienie procesów, które do tej pory przebiegały w tradycyjny, analogowy sposób, procesami cyfrowymi. Odbywa się to przede wszystkim dzięki wdrażaniu nowoczesnych rozwiązań, takich jak profesjonalne oprogramowanie dla firm.
Przykłady cyfryzacji w firmie to między innymi:
- wdrożenie programu do elektronicznej obsługi sekretariatu, składania zamówień czy rozliczania delegacji;
- implementacja systemu usprawniającego wystawianie i przetwarzanie faktur elektronicznych;
- zastąpienie papierowego obiegu dokumentów elektronicznym obiegiem wniosków, umów bądź reklamacji;
- wdrożenie elektronicznej ewidencji czasu pracy w miejsce papierowych kart pracy.
Widzimy więc, że cyfryzacja obejmuje wiele obszarów, których sprawne działanie jest niezwykle ważne dla każdej firmy. Jak się jednak okazuje, nie wszyscy polscy przedsiębiorcy pozytywnie podchodzą do wdrażania zmian mających na celu zastąpienie tradycyjnych procesów cyfrowymi rozwiązaniami.
Obecny stan cyfryzacji polskich przedsiębiorstw
Zgodnie z wynikami stworzonego przez fundację Digital Poland i firmę Microsoft raportu Stan cyfryzacji Polski na tle regionu nasz kraj osiąga wynik poniżej średniej dla Europy Środkowo-Wschodniej w kategoriach takich jak: dojrzałość cyfrowa, wydatki na technologie i usługi cyfrowe oraz konkurencyjność cyfrowa. Pokazuje to, że polskie organizacje muszą ciągle się rozwijać i wdrażać nowoczesne rozwiązania cyfrowe, jeśli chcą móc konkurować z innymi przedsiębiorstwami ze wskazanego w raporcie regionu.
Czy cyfryzacja firmy się opłaca?
Niektórzy przedsiębiorcy nadal mają jednak wątpliwości dotyczące tego, czy cyfryzacja się opłaca. Są oni bowiem przyzwyczajeni do aktualnego sposobu funkcjonowania organizacji i uważają, że nie warto modyfikować kształtu procesów, które obecnie działają.
Takie podejście może jednak w wielu przypadkach okazać się nieefektywne. Chcące konkurować z innymi firmami przedsiębiorstwa muszą dostosowywać się zarówno do zachodzących na rynku zmian (w tym między innymi do rosnącej dzięki cyfryzacji wydajności konkurencji), jak i do zmieniających się oczekiwań konsumentów oraz pracowników.
Na fakt, że cyfryzacja jest działaniem, które realnie wpływa na efektywność, wskazują nie tylko przypadki udanych transformacji w konkretnych organizacjach, ale także kompleksowe analizy rynku. Zgodnie z badaniami firmy McKinsey przedsiębiorstwa, które zdecydowały się na cyfryzację, osiągnęły średnio o 10% wyższą produktywność. Tak istotny wzrost wynika z tego, że wdrożenie nowoczesnych rozwiązań technologicznych przynosi wiele namacalnych korzyści.
Cyfryzacja firmy – najważniejsze korzyści
Gdy o efekty cyfryzacji zapytamy osoby zarządzające innowacyjnymi organizacjami, usłyszymy wiele różnych odpowiedzi. To, jak wdrożenie systemu do optymalizacji procesów wpłynie na firmę, zależeć będzie bowiem między innymi od czynników takich jak aktualna infrastruktura lub też zakres i tempo zmian. Istnieją jednak takie korzyści, które powtarzają się w przypadku niemal wszystkich przedsiębiorców wypowiadających się na temat cyfryzacji. O jakich benefitach mowa? Ich lista wraz z opisem znajduje się poniżej.
Wzrost efektywności firmy
Benefitem cyfryzacji, który z pewnością zainteresuje niemal wszystkich przedsiębiorców, jest jej wpływ na wzrost produktywności i wydajności firmy. Osiągnięcie tej korzyści możliwe jest między innymi dzięki temu, że wiele procesów może przebiegać znacznie szybciej, jeżeli zostaną one zdigitalizowane. Dzięki wdrożeniu rozwiązań takich jak (EOD) elektroniczny obieg dokumentów wnioski, umowy czy faktury nie będą już musiały być drukowane, ręcznie podpisywane i wysyłane. W przypadku średnich i dużych organizacji przełoży się to na ogromną oszczędność czasu.
Odpowiedni system dla firm umożliwi również automatyzację wielu czasochłonnych zadań. Dotyczy to między innymi czynności takich jak wprowadzanie danych oraz obliczanie dni urlopowych i wysokości diet w delegacji. Wszystko to może się przełożyć na oszczędności rzędu setek godzin miesięcznie, co realnie zwiększy wydajność organizacji.
Poprawa konkurencyjności organizacji
W obecnych czasach każde przedsiębiorstwo musi rywalizować z wieloma innymi organizacjami działającymi w tej samej branży. Na to, czy osiągnie ono sukces, mogą mieć wpływ nawet drobne różnice w efektywności. Żadna z firm, której zależy na rozwoju i poprawie swojej pozycji na rynku, nie może pozwolić sobie na spadek wydajności procesów będący efektem korzystania z przestarzałych rozwiązań.
Cyfryzacja przedsiębiorstwa pozwoli nie tylko na zoptymalizowanie procesów biznesowych, ale także na łatwiejsze wdrażanie zmian. Co więcej, wybierając nowoczesny system low-code, zyskamy możliwość implementacji niektórych nowych rozwiązań w systemie nawet bez udziału programistów! Dzięki temu wiele innowacji będziemy w stanie dostarczyć szybciej, niż zrobi to konkurencja.
Redukcja kosztów
Wdrożenie nowoczesnego systemu do cyfryzacji firmy pozwoli na dużo szybszą realizację wielu powtarzalnych czynności, które do tej pory wykonywane były ręcznie. Ograniczenie wydatków wynikać będzie jednak nie tylko z szybszego realizowania konkretnych procesów. Wdrażając elektroniczny obieg dokumentów, będziemy mogli zredukować również koszty związane z drukowaniem, wysyłaniem i archiwizowaniem umów, faktur, wniosków oraz akt pracowniczych. Dla dużych firm, które do tej pory działały w oparciu o tradycyjne druki, może się to przełożyć na znaczne oszczędności.
Zwiększenie bezpieczeństwa danych
Zapewnienie bezpieczeństwa i integralności dokumentacji pracowniczej oraz danych firmowych powinno stanowić dziś priorytet dla każdej organizacji. W przypadku posługiwania się tradycyjnymi, papierowymi dokumentami spełnienie współczesnych standardów bywa jednak niekiedy bardzo skomplikowanym procesem.
Wdrożenie odpowiednich zabezpieczeń może być natomiast dużo łatwiejsze w przypadku korzystania z systemów elektronicznego obiegu dokumentów. Dzięki nim możliwe jest między innymi nadanie haseł i zapewnienie dostępu do danych wyłącznie uprawnionym osobom.
Usprawnienie komunikacji wewnętrznej
Kolejną istotną dla rozwoju przedsiębiorstwa zaletą cyfryzacji jest fakt, że sprzyja ona poprawie prowadzonej komunikacji wewnętrznej. Dzięki temu, że pracownicy mają dostęp do nowoczesnego systemu, mogą szybko i bezpiecznie przesyłać dokumenty i przekazywać informacje. Dodatkowo automatycznie otrzymują oni powiadomienia o wpłynięciu lub akceptacji dotyczących ich wniosków. Warte uwagi jest również to, że dzięki cyfryzacji usprawniona zostaje także komunikacja z członkami zespołu, którzy pracują w trybie zdalnym lub hybrydowym.
Ułatwienie kontroli nad procesami
Ostatnim często wskazywanym przez przedsiębiorców benefitem cyfryzacji jest możliwość znacznie łatwiejszego nadzorowania przebiegu poszczególnych działań. W firmach realizujących wieloetapowe procesy w tradycyjny, analogowy sposób trudno jest bowiem często wskazać, kto zajmuje się danym dokumentem lub kto jest odpowiedzialny za powstałe błędy lub opóźnienia. Dzięki profesjonalnemu systemowi będziemy natomiast w stanie w każdej chwili sprawdzić stan konkretnego zadania i zareagować w odpowiedni sposób, jeśli będzie to konieczne.
Jak zacząć cyfryzować firmę?
Cyfryzacja firmy niewątpliwie może przyczynić się do osiągnięcia wielu korzyści biznesowych. Warto mieć jednak świadomość tego, że proces transformacji przedsiębiorstwa wymagać może zarówno dobrze opracowanej strategii, jak i czasu, który będzie potrzebny na wdrożenie zmian.
Od czego rozpocząć cyfryzację firmy?
W pierwszej kolejności warto dokładnie przeanalizować obecną infrastrukturę oraz przebieg procesów biznesowych i wskazać obszary, które w największym stopniu wymagają optymalizacji. Aby możliwe było osiągnięcie najlepszych efektów tych działań, konieczne może okazać się posiadanie dużej wiedzy na temat cyfryzacji oraz funkcjonalności nowoczesnych systemów dla firm. Właśnie dlatego już na tym etapie warto rozważyć współpracę ze specjalistami.
Kolejnym krokiem cyfryzacji firmy będzie wybór odpowiedniego oprogramowania. Niektórym przedsiębiorcom może wydawać się, że wszystkie systemy działają tak samo i to, na jakie rozwiązanie się zdecydują, nie ma aż tak dużego znaczenia. W rzeczywistości jednak poszczególne platformy różnią się od siebie między innymi oferowanymi funkcjonalnościami czy też możliwościami rozbudowy. To, jaki system wdrożymy, będzie miało więc duży wpływ na powodzenia całego przedsięwzięcia.
Profesjonalny system do cyfryzacji procesów firmowych
Aby wybrać oprogramowanie, które zapewni najlepsze efekty cyfryzacji procesów, warto przeanalizować funkcjonalności oferowane przez różne systemy. Jednym z godnych uwagi rozwiązań jest platforma LOGITO. Zbudowana jest ona na bazie modułów, co oznacza, że wdrażająca ją firma może samodzielnie dobrać funkcjonalności oprogramowania do potrzeb wskazanych na etapie analizy. Wraz z rozwojem organizacji możliwa będzie natomiast implementacja kolejnych dedykowanych modułów. Dzięki temu przedsiębiorstwu uda się zarówno łatwiej odpowiadać na działania konkurencji, jak i błyskawicznie dopasowywać się do zmieniających się potrzeb rynku.